MODALIDAD CAPACITACION EN LA PRACTICA LABORAL


    ORGANIGRAMAS Y MANUALES ADMINISTRATIVOS

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    ORGANIGRAMAS Y MANUALES ADMINISTRATIVOS

    Mensaje  Admin el Mar Ago 03, 2010 12:14 am

    Objeto, utilidad y criterios de los organigramas.
    Tipos de Organigramas.
    Generalidades de los manuales administrativos.

    ARACELI

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    Re: ORGANIGRAMAS Y MANUALES ADMINISTRATIVOS

    Mensaje  ARACELI el Mar Ago 03, 2010 12:30 am

    Es la representación gráfica de la estructura organizativa. El Organigrama es un modelo obstracto y sintématico, que permite obtener una idea uniforme acerca de un organización. Si no lo hace con toda fidelidad, distorsionaría la visión general y el análisis particular, pudiendo provocar decisiones erróneas a que lo utiliza como instrumento de precisión. El Organigrama tiene doble finalidad: *Desempeña un papel informativo, al permite que los integrante de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales. * de instrumentos parc análisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada.

    CLASIFICACIÓN DE LOS ORGRANIGRAMA

    La clasificación que se hará tiene , más que todo, una finalidad pedagógica. La-clasificación del organigrama se hace tomctnd en cuenta una se" de-críterios y factores En consecuencia, procedemos a estableces ‘as bases pára posteriormente caracterizar cada tipo en partÍcufar. SegUn la forma como muestran la estructura son;

    * Analítico
    * . Generales
    * Suplementarios

    ANALÍTICOS Son los organigramas específicos, los cuales suministran una información detallada; incluso se complementan con informaciones anexas y por escrito, símbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados.Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.

    GENE Este tipo de organigrama facilita una visión muy sucinto de la organización: se limita a las unidades de mayor importancia. Se le denomino generales por ser las más comunes.

    SUPLEMENTARIOS Estos organigrama se utilizan para mostrar une unidad de la estructura en forma analítica o más detallada, tales unidades pueden ser una dirección, una división, un departamento, una gerencia, etc.. son complemento de los analíticos

    Según la forma y disposición geométrica de los Organigramas, éstos pueden ser:

    , Verticales. Tipo clásico

    , Horizontales.be izquierda a derecha

    .Escalares.

    , Circulares o concéntricos

    ARACELI

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    Re: ORGANIGRAMAS Y MANUALES ADMINISTRATIVOS

    Mensaje  ARACELI el Mar Ago 03, 2010 12:34 am

    Los manuales administrativos.



    Los manuales administrativos son una valiosa herramienta técnica que, coadyuva a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa.



    2.1. Definición, antecedentes y objetivos.



    2.1.1. Definición de manual



    Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta ó separadamente.

    Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición, citamos algunos conceptos de diferentes autores;



    *

    - Duhat Kizatus Miguel A. Lo define “ Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.
    *

    - Para Terry G.R.: “Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.
    *

    - Continolo G. Lo conceptualizará como: “ Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”.



    *

    - Definición de manual de organización.- Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura, funciones, así como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo.
    *

    - Definición de manual de procedimientos.- Instrumento administrativo básico para coordinación, dirección y control administrativo, que facilita la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la organización.
    *

    - Definición de manual de políticas.- Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración superior.



    2.1.2. Antecedentes.



    El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.

    Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos.



    2.1.3. Objetivos.



    Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización del manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:



    *

    - Presentar una visión de conjunto de la organización ( manual de organización).
    *

    - Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización).
    *

    - Facilitar el reclutamiento de personal ( manual de organización).
    *

    - Presentar una visión integral de cómo opera la organización ( manual de procedimientos).
    *

    - Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento ( manual de procedimientos).
    *

    - Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos).
    *

    - Precisar expresiones generales para llevar a cabo accione en cada unidad administrativa ( manual de políticas).
    *

    - Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de políticas).
    *

    - Facilitar la descentralización, mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones ( manual de políticas).
    *

    - Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función específica).
    *

    - Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos).
    *

    - Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales ( manuales administrativos).



    2.2. Clasificación.



    Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por su contenido y por su función específica, en el siguiente cuadro se describen cada una de estas agrupaciones:





    Por su contenido


    *

    - Manual de historia del organismo.
    *

    - Manual de organización.
    *

    - Manual de políticas.
    *

    - Manual de procedimientos.
    *

    - Manual de contenido múltiple ( cuando trata de dos contenidos, por ejemplo políticas y procedimientos; historia y organización).
    *

    - Manual de adiestramiento o instructivo.
    *

    - Manual técnico.

    Por función específica


    *

    - Manual de producción.
    *

    - Manual de compras.
    *

    - Manual de ventas.
    *

    - Manual de finanzas.
    *

    - Manual de contabilidad.
    *

    - Manual de crédito y cobranza.
    *

    - Manual de personal.
    *

    - Manuales generales (los que se ocupan de dos o más funciones operaciones.)



    Figura No. 6 Clasificación de los manuales administrativos



    2.3. Planeación y proceso de elaboración.



    La primera etapa en la manualización de un organismo, empieza con una adecuada planeación, por lo que será importante en ésta etapa considerar factores como:



    *

    - Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo.
    *

    - Diagnóstico situacional de la empresa, en sus principales componentes; personal, finanzas, organización y tecnología usada etc.



    El conocimiento de estos puntos permitirá desarrollar un plan de manualización adecuado y acorde a la situación que guarda el organismo; por lo que el siguiente paso en la planeación será, el programa de trabajo, en el que se realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan.

    Existen dos técnicas de programación que pueden ser usadas en la elaboración de manuales administrativos, las gráficas PERT y CPM, su uso puede ser por separado aunque con la combinación de ambas se obtienen menores resultados.

    Las siglas PERT significan “técnica de evaluación y revisión de programas“, las siglas CPM significan “método del camino crítico” otra técnica de programación útil para la elaboración de manuales es la gráfica de barras ó de Gantl, al igual que la gráfica PERT sirve para establecer gráficamente el proceso de elaboración de los manuales, lo que permite supervisar los avances y la aplicación de recursos; así pues, el primer paso en la elaboración de un manual administrativo, será la programación básica para este fin, es recomendable seguir los siguientes pasos:

    *

    - Dividir la elaboración del manual en etapas bien definidas y en tramos cortos de tiempo.
    *

    - Determinar la secuencia de dichas etapas.
    *

    - Estructurar en forma de flujo la secuencia.
    *

    - Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, así como la unidad de medida de tiempo a usar (día, mes, bimestre, etc.).
    *

    - Estimar el tiempo total para la elaboración del manual.

    La elaboración de cada manual administrativo (organización, procedimientos, políticas y por función específica) es diferente, sin embargo en este capítulo intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos los manuales y proporcione al lector una base para elaborar manuales, ya que los mismos manuales son de características diferentes para cada organismo.

    juancarlos

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    Re: ORGANIGRAMAS Y MANUALES ADMINISTRATIVOS

    Mensaje  juancarlos el Mar Ago 03, 2010 1:09 am

    Manuales Administrativos
    Concepto de Manuales:
    Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
    Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
    Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.
    En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través de comunicados aislados.

    sara

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    ORGANIGRAMA Y MANUALES ADMINISTRATIVOS

    Mensaje  sara el Mar Ago 03, 2010 1:40 am



    Manuales Administrativos

    Concepto:

    Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.


    Objetivos De Los Manuales Administrativos

    Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).

    Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

    Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.

    Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

    Agilizar el estudio de la organización.

    Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.

    Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.

    Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización.

    Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen.

    Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

    Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

    Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.


    Ventajas y Limitaciones de la Utilización de Manuales


    Ventajas:

    Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.

    Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.

    Logran y mantienen un sólido plan de organización.

    Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

    Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización.


    Limitaciones:

    Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

    Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

    Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

    Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

    Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

    Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.


    Necesidad de los Manuales

    Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias:

    Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.

    Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.

    Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).

    Grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captación, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.

    En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a sus necesidades.


    Estructura de un Manual

    Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:

    Tabla de contenido

    Introducción

    Instrucciones para el uso del manual

    Cuerpo del manual

    Flujogramas

    Glosario de términos

    Conclusiones

    Recomendaciones

    Anexos

    Importancia de los manuales

    La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.


    Tipos de Manuales Administrativos

    Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:

    1.- Manuales de Organización

    2.- Manuales de Políticas

    3.- Manuales de Normas y Procedimientos

    4.- Manuales para Especialistas

    5.- Manual del empleado

    6.- Manual de contenido múltiple.

    7.- Manuales de finazas

    8.- Manuales del sistema


    Manual de Organización

    Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.

    Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización.

    También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular.

    Debe contener:

    1.- Identificación

    Logotipo de la organización.

    Nombre oficial de la organización.

    Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).

    Lugar y fecha de elaboración.

    Número de revisión (en su caso).

    Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

    Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización; en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

    2.- Índice o Contenido

    Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

    3.- Prólogo y/o Introducción

    Sección en donde se explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico.

    4.- Antecedentes Históricos

    Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.

    5.- Legislación o Base Legal

    Este apartado, contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.

    Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial).


    6.- Atribuciones

    Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).

    7.- Estructura Orgánica

    Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización, en función de sus relaciones de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico. Además, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.

    8.- Organigrama

    Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales d comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

    9.- Funciones

    Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para cumplir con las atribuciones de la organización.

    Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:

    Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.

    Que sigan el orden establecido en la estructura.

    Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.

    10.- Descripción de Puestos

    Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente información:

    Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc)

    Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría.

    Funciones Generales y Específicas.

    Responsabilidades o deberes.

    Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización, así como las que debe establecer externamente.

    Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.





    Estructura del Manual de Organización

    Contenido:

    Introducción.

    Instructivo de Uso.

    Tabla de contenido.

    CAPÍTULO I:

    Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).

    Reseña Histórica.

    CAPÍTULO II:

    Objetivos generales y específicos de la empresa.

    Misión.

    Visión.

    Valores.

    CAPÍTULO III:

    Organigrama general.

    Funciones de las unidades organizativas.

    Descripciones de cargos.

    GLOSARIO.

    ANEXOS.

    RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

    BIBLIOGRAFÍA.

    Manual de Políticas

    Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.


    Manual de Normas y Procedimientos

    Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciación de normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma.

    Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas características:

    Normas de procedimientos: es la relación por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organización, con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven.

    Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro de los circuitos administrativos.

    Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica, que se conocen también como diagramas de procedimientos.

    Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:

    Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.

    Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración.

    Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.

    Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.


    Estructura del Manual de Normas Y Procedimientos

    Contenido:

    Introducción.

    Instructivo de Uso.

    Tabla de contenido.

    CAPÍTULO I:

    SECCIÓN A:

    Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).

    Reseña Histórica.

    SECCIÓN B:

    Objetivos generales y específicos de la empresa.

    Misión.

    Visión.

    Valores.

    SECCIÓN C:

    Organigrama general.

    Funciones de las unidades organizativas.

    Organigrama específico del área del manual.

    Descripciones de cargos.

    SECCIÓN D:

    Objetivos del manual.

    Política de calidad de la empresa.

    CAPÍTULO II:

    Normas generales del manual.

    Normas técnicas del manual.

    CAPÍTULO III:

    Objetivo del procedimiento.

    Norma técnica del procedimiento.

    Procedimiento (Playscript).

    Flujograma.

    GLOSARIO.

    ANEXOS.

    RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

    BIBLIOGRAFÍA.


    Manual de Políticas, Normas y Procedimientos

    Este manual comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a la organización. Además, incluyen toda la información referente a la organización (antecedentes, estructura orgánica, funciones, organigramas, etc). También, incluyen descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico que incorpora información importante sobre el uso de recursos materiales y tecnológicos para el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas diarias.

    Estructura del Manual de Políticas, Normas Y Procedimientos

    Contenido:

    Introducción.

    Instructivo de Uso.

    Tabla de contenido.

    CAPÍTULO I:

    SECCIÓN A:

    Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).

    Reseña Histórica.

    SECCIÓN B:

    Objetivos generales y específicos de la empresa.

    Misión.

    Visión.

    Valores.

    SECCIÓN C:

    Organigrama general.

    Funciones de las unidades organizativas.

    Organigrama específico del área del manual.

    Descripciones de cargos.

    SECCIÓN D:

    Objetivos del manual.

    Política de calidad de la empresa.

    CAPÍTULO II:

    SECCIÓN A:

    Objetivos del área.

    Política del área.

    SECCIÓN B:

    Normas Generales.

    CAPÍTULO III:

    Normas técnicas.

    Procedimientos.

    Flujogramas.

    Objetivos del procedimiento.

    Normas del procedimiento.

    Playscript.

    GLOSARIO DE TÉRMINOS.

    ANEXOS.

    RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

    BIBLIOGRAFÍA.

    Manual para Especialistas

    Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria.

    La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.

    El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y capacitación de empleados, como así servir también de elemento de consulta para la realización de las tareas asignadas.


    6) Manual del Empleado

    Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento, este manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos.

    Se enuncian a continuación algunas informaciones que un manual de estas características debe contener:

    Actividades desarrolladas por la empresa.

    Breve reseña histórica.

    Objetivos generales que se persiguen.

    Derechos y obligaciones de los empleados en general.

    Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal.

    Servicios que la empresa presta a sus empleados.


    7) Manual de Contenido Múltiple

    Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. La inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines, por ejemplo, en la preparación de cualquier manual de procedimientos existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito:

    manifestación clara de las normas generales de la empresa.

    Comprensión total de la organización básica de la misma.

    Es decir, de poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas básicas no son, claramente firmes y comprensibles.


    Cool Manuales de Finanzas

    Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la administración.


    9) Manuales del Sistema

    El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema, y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura física del sistema, índice de componentes, etc.


    10) Manual de Calidad

    El Manual de Calidad

    Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. Este manual puede estar relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte seleccionada de estas.

    Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad

    YanineRoman

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    Organigramas y manuales administrativos

    Mensaje  YanineRoman el Mar Ago 03, 2010 2:39 am

    Organigramas y manuales administrativos



    Concepto de Oraganigramas y Manuales Administrativos:

    Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.


    Objetivos De Los Oraganigramas y Manuales Administrativos

    Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).

    Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

    Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.

    Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

    Agilizar el estudio de la organización.

    Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.

    Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.

    Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización.

    Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen.

    Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

    Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

    Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.


    Ventajas y Limitaciones de la Utilización de Manuales


    Ventajas:

    Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.

    Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.

    Logran y mantienen un sólido plan de organización.

    Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

    Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización.


    Limitaciones:

    Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

    Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

    Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

    Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

    Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

    Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.


    Necesidad de los Manuales

    Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias:

    Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.

    Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.

    Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).

    Grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captación, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.

    En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a sus necesidades.


    Estructura de un Manual

    Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:

    Tabla de contenido

    Introducción

    Instrucciones para el uso del manual

    Cuerpo del manual

    Flujogramas

    Glosario de términos

    Conclusiones

    Recomendaciones

    Anexos

    Importancia de los manuales

    La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.


    Tipos de Manuales Administrativos

    Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:

    1.- Manuales de Organización

    2.- Manuales de Políticas

    3.- Manuales de Normas y Procedimientos

    4.- Manuales para Especialistas

    5.- Manual del empleado

    6.- Manual de contenido múltiple.

    7.- Manuales de finazas

    8.- Manuales del sistema


    Manual de Organización

    Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.

    Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización.

    También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular.

    Debe contener:

    1.- Identificación

    Logotipo de la organización.

    Nombre oficial de la organización.

    Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).

    Lugar y fecha de elaboración.

    Número de revisión (en su caso).

    Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

    Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización; en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

    2.- Índice o Contenido

    Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

    3.- Prólogo y/o Introducción

    Sección en donde se explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico.

    4.- Antecedentes Históricos

    Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.

    5.- Legislación o Base Legal

    Este apartado, contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.

    Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial).


    6.- Atribuciones

    Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).

    7.- Estructura Orgánica

    Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización, en función de sus relaciones de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico. Además, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.

    8.- Organigrama

    Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales d comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

    9.- Funciones

    Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para cumplir con las atribuciones de la organización.

    Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:

    Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.

    Que sigan el orden establecido en la estructura.

    Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.

    10.- Descripción de Puestos

    Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente información:

    Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc)

    Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría.

    Funciones Generales y Específicas.

    Responsabilidades o deberes.

    Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización, así como las que debe establecer externamente.

    Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.

    Estructura del Manual de Organización

    Contenido:

    Introducción.

    Instructivo de Uso.

    Tabla de contenido.

    Geovanny

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    ORGANIGRAMA

    Mensaje  Geovanny el Mar Ago 03, 2010 5:18 am

    Concepto de Organigrama:El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación.

    Señala que la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condición de reflejar hasta donde sea posible la organización con sus verdaderas implicaciones y relaciones, además de sus estratos jerárquicos. Cuando las líneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los niveles jerárquicos superiores a los inferiores. Cuando se desplazan en sentido horizontal señalan que existe especialización y correlación. Cuando las líneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro, indican "mando sobre" Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indica una relación de apoyo (la cual está colocada al lado de la unidad principal) Las líneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinación entre las diversas unidades administrativas de la organización. Las líneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha, indican continuidad de la organización, esto quiere decir que existen más unidades semejantes que no están expresadas dentro de la estructura. Para representar alguna relación muy especial o específica se utiliza la línea quebrada o con zigzagueos.

    Objeto del Organigrama:

    El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran gráficamente las funciones departamentos o posiciones de la organización y cómo están relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a otras mediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de comunicación.

    Finalidad del Organigrama:

    Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de los aspectos fundamentales de una organización, y permite entender un esquema general, así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo componen. En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una organización, sus relaciones, las características de la dependencia o entidad y sus funciones básicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas:

    - Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.
    - Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una dependencia o entidad.
    - Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.
    - Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control.
    - Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.
    - Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
    - Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
    - Los cargos existentes en la compañía. - Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. - Como la autoridad se le asigna a los mismos.

    Funciones:

    Para la ciencia de la administración:

    Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.

    Para el área de organización y sistema:

    Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.

    Para el área de administración de personal:

    El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.

    Y en forma general sirve para:

    Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
    Comunicar la estructura organizativa.
    Reflejar los cambios organizativos.

    Ventajas de los Organigramas:

    El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes: Obliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener, 1959) Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción (Leener op. Cit) Muestra quién depende de quién (Leener op. cit) Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles (Leener op. cit) Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía (Leener op. cit) Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen (Melinkoff, 1990) Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización (Melinkoff op. cit)

    Desventajas de los organigramas:

    No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son: Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.

    No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad. Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos. Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.

    Clasificación de los Organigramas:

    Los organigramas se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a diferentes criterios que son:

    Por su naturaleza, por su ámbito, por su contenido y por su presentación.

    Por su naturaleza Microadministrativos Corresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.

    Macroadministrativos Involucran a más de una organización.

    Mesoadministrativos Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o más organizaciones de un mismo sector.

    Por su ámbito Generales Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características, por lo tanto, presentan toda la organización y sus interrelaciones; se llaman también carta maestra.

    Específicos Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización, por lo tanto, representan la organización de un departamento o sección de una empresa.

    Por su contenido:

    Integrales Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.

    Funcionales Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades en el siguiente gráfico:

    De puestos, plazas y unidades Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.

    Por su presentación

    Verticales Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización.

    Horizontales Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por líneas se disponen horizontalmente.

    Mixtos La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

    De Bloque Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios más reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los últimos niveles jerárquicos seleccionados para el gráfico.








    Geovanny

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    MANUALES ADMINISTRATIVOS

    Mensaje  Geovanny el Mar Ago 03, 2010 5:33 am

    Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

    Objetivos de los manuales:

    De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

    a) Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos , normas, etc.

    b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

    c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

    d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

    e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.

    f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

    g) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

    h) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

    i) Interviene en la consulta de todo el personal.

    j) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

    k) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

    l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

    ll) Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

    m) Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

    n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.

    o) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

    p) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

    Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos:

    Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.

    Ventajas: Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

    1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
    2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
    3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
    4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
    5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
    6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
    7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
    8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
    9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
    10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.
    11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
    12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
    13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
    14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
    15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
    16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
    17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
    18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

    Desventajas: Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes:

    1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
    2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
    3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
    4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
    5. El costo de producción y actualización puede ser alto. 6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
    7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
    8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

    Clasificación de los Manuales administrativos:

    Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado.

    Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada, para saber con qué tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto, etcétera.

    Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

    Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes.

    El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr.
    En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.

    POR SU CONTENIDO: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:

    Manual de Historia:
    Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

    Manual de organización:
    Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

    Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a se seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.

    El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

    a)Agilizar el proceso de toma de decisiones
    b)Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
    c)Servir de base para una constante y efectiva revisión. Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

    Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

    Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales.
    Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o mas conceptos, debiéndose separar en secciones.

    Esta clasificación se refiere a una función operacional especifica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

    Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

    Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.

    Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.

    Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

    Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad.
    Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.

    Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos mas importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

    Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

    Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.

    Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su señal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y comenzaría con el primer paso activo del proceso.

    El manual de adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario. Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.

    GENERAL: Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:

    Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.

    Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

    Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior ; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.

    ESPECIFICO: Manual especifico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de una área especifica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.

    Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular.

    Manual especifico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas", pero de una área especifica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, etc.

    Manual especifico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área especifica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.

    FABIOLA MARISOL

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    ORGANIGRAMAS Y MANUALES ADMINISTRATIVOS

    Mensaje  FABIOLA MARISOL el Mar Ago 03, 2010 7:17 am

    Manuales Administrativos

    Concepto de Manuales:
    Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
    Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
    Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.
    Ventajas de la disposición y Uso de Manuales
    1.- Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.
    2.- La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento. Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.
    3.- clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.
    4.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
    5.- Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.
    6.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
    7.-Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir Un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.
    8.- Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido 9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
    10.- Ubican la participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
    11.- Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
    12.- Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.
    Limitaciones de los Manuales
    1.- Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.
    2.- Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.
    3.- No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.
    4.- Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.
    5.- Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido
    Contenido y estructura de un manual de procedimientos
    • Contenido
    • Objetivos
    • Responsabilidad
    • Alcance de los procedimientos
    • Instrucciones
    • Normas de procedimientos
    • Glosario
    • Índice Temático
    • Índice de referencias cruzadas
    • Verificación y asesoramiento
    • Indicación de fechas
    • Numeración de páginas
    • Formato
    • Armado
    Clasificación de Manuales Administrativos
    Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresarias:
    A.- Manual de Organización.
    B.- Manual de Políticas.
    C.- Manual de procedimientos y normas.
    D.- Manual del especialista.
    E.- Manual del empleado.
    F.- Manual de Propósito múltiple
    Organigramas



    Son sistemas de organización que se representa en forma intuitiva y con objetividad. También son llamados cartas o gráficas de organización.



    Consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones de quien lo ocupa) representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad..



    Los organigramas señalan la vinculación que existe entre sí de los departamentos a lo largo de las líneas de autoridad principales.



    ¿Para qué sirve un organigrama?



    Los organigramas revelan:
    La división de funciones.
    Los niveles jerárquicos.
    Las líneas de autoridad y responsabilidad.
    Los canales formales de comunicación.
    La naturaleza lineal o staff del departamento.
    Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
    Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.



    Cabe mencionar que la naturaleza lineal o staff se indican por distintos colores, distintos gruesos de línea de comunicación, pero la más usual es marcando la autoridad lineal con línea llena, y la staff con línea punteada.



    Requisitos de un organigrama



    Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se recomienda que no contenga un número excesivo de cuadros y de puestos, ya que esto, en vez de ayudar a la estructura administrativa de la empresa, puede producir mayores confusiones. Por ellos, los cuadros deben quedar separados entre sí por espacios separados.



    Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. Los más frecuente es hacerlos arrancar del Director, o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.



    Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas. Cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.



    Los organigramas pueden presentar un número muy grande de elementos de organización. De ordinario sirven exclusivamente para lo anteriormente dicho



    Ventajas de un organigrama



    Las relaciones subordinado-superior no existen debido a que se elabore el diagrama, sino más bien, a las relaciones de dependencia eseciales. En cuanto a que el organigrama crea una sensación de demasiada comodidad y ocasione falta de empuje por parte de quienes han llegado, estos son asuntos de la alta dirección: reorganizar en el momento en que el ambiente de la empresa lo demande, desarrollar una tradición de cambio y hacer que los gerentes subordinados continúen cumpliendo con estándares de desempeño adecuados y bien comprendidos.



    Los gerentes que piensan que se puede lograr un espíritu de equipo sin exponer con claridad las relaciones, se están engañando a sí mismos y preparando el camino para políticas, intrigas, frustración, evasión de responsabilidades, falta de coordinación, duplicación de esfuerzos, políticas indefinidas, toma de decisiones inciertas y otras evidencias de falta de eficiencia organizacional.



    Puesto que el organigrama muestra líneas de autoridad para tomar decisiones, el simple hecho de presentar en organigrama una organización puede mostrar, en ocasiones inconsistencias y complejidades y llevar a su corrección. El organigrama también le muestra a los gerentes y al personal nuevo cómo encajan dentro de toda la estructura



    Limitaciones



    Los organigramas están sujetos a limitaciones importantes. En primer lugar, un organigrama sólo muestra las relaciones formales de autoridad y omite las múltiples relaciones importantes informales que se encuentran en una empresa típicamente organizada, pero no todas. Muestra también las relaciones importantes de línea o formales. No muestra cuanta autoridad existe en cualquier punto de la estructura.



    Otra dificultad con los organigramas es que quizá las personas confundan las relaciones de autoridad con la posición en la empresa. El funcionario staff que depende del presidente de la organización puede mostrarse en la parte superior del organigrama, mientras que un funcionario de línea regional quizá aparezca uno o dos niveles por debajo. Aunque una buena elaboración del organigrama intenta hacer que los niveles en la gráfica estén de acuerdo con los niveles de importancia en la empresa, no siempre puede hacerse así. Este problema se puede manejar exponiendo con claridad las relaciones de autoridad y utilizando el mejor indicador de la posición –los niveles de sueldos y de bonos-. Por ejemplo, es poco probable que alguien escuche decir que el gerente general de Chevrolet en General Motors se sienta inferior, porque su puesto en el organigrama está por debajo del secretario de General Motors.



    Clases de organigramas



    Los organigramas pueden ser:
    Verticales,
    Horizontales,
    Circulares,
    Escalares



    Organigrama vertical



    En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.



    Algunos autores acostumbran poner la margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas.



    Ventajas:
    Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas.
    Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal.



    Desventajas:
    Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados.


    Esto suele solucionarse:
    Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la empresa, y posteriormente hacer para cada división, departamento o sección, una carta suplementaria.
    Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro, ligados por la línea de autoridad y responsabilidad que corre a unos de los lados.


    Organigrama horizontal



    Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.



    Ventajas:
    Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
    Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.
    Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.



    Desventajas:
    Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto, poco claros.



    Organigramas circulares



    Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad.

    Ventajas:
    Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos.
    Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo.
    Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.

    Desventajas:
    Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.
    Organigramas escalares
    Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.



    Ventajas:
    Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.



    Desventajas:
    Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.



    Organigrama Mixto



    En este tipo de organigramas usted puede mezclar los tres tipos de organigramas anteriores (Vertical, Horizontal, Circular) en uno sólo, cada empresa, cada organización utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo su administración y con ello buscan la optimización del espacio en el que se encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayoría de los documentos con los cuales se labora son de tipo tamaño carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organización.




    estela

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    Fecha de inscripción : 29/06/2010

    ORGANIGRAMAS Y MANUELES ADMINISTRATIVOS

    Mensaje  estela el Miér Ago 04, 2010 1:42 am

    ORGANIGRAMAS Y TIPOS DE ORGANIGRAMAS
    Concepto de Organigrama:
    El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de
    una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la
    descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y
    canales formales de comunicación.
    A continuación mencionamos otras definiciones:
    Para Terri:
    Un organigrama es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una
    estructura de organización, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los
    canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su
    función respectiva.
    Melinkoff:
    Señala que la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condición de reflejar
    hasta donde sea posible la organización con sus verdaderas implicaciones y relaciones,
    además de sus estratos jerárquicos.
    Cuando las líneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los niveles
    jerárquicos superiores a los inferiores.
    Cuando se desplazan en sentido horizontal señalan que existe especialización y
    correlación.
    Cuando las líneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro,
    indican "mando sobre"
    Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indica una relación de apoyo (la
    cual está colocada al lado de la unidad principal)
    Las líneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para expresar
    relaciones de coordinación entre las diversas unidades administrativas de la
    organización.
    Las líneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha, indican
    continuidad de la organización, esto quiere decir que existen más unidades semejantes
    que no están expresadas dentro de la estructura.
    Para representar alguna relación muy especial o específica se utiliza la línea quebrada
    o con zigzagueos.
    Benjamín Franklin:
    Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución
    o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las
    relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
    Guillermo Gómez Ceja:
    Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de
    una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales funciones que
    desarrollan.
    Kast, Freemont y James E. Rosenzweig:

    Una manera característica de describir la estructura es por medio del organigrama
    impreso, en el que se especifican las redes de autoridad y comunicación formales de la
    organización. A menudo, el organigrama es un modelo simplificado de la estructura. No
    es una representación exacta de la realidad y por lo tanto tiene limitaciones. Muestra
    sólo algunas relaciones aun en el nivel de la organización formal, y ninguna en la
    organización informal.
    Koontz, Harold:
    Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar en forma
    gráfica puesto que un diagrama simplemente señala las relaciones entre los
    departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad.
    Munch Galindo y García Martínez:
    Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una
    organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos,
    las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.
    Reyes Ponce, Agustín:
    Los sistemas de organización se representan en forma intuitiva y con objetividad en los
    llamados organigramas, conocidos también como Cartas o Gráficas de Organización.
    Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas
    definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define
    el organigrama de la manera siguiente:
    "Una carta de organización es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes
    de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus
    relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado
    encargado de su función respectiva."
    Otro autor expone su concepto de esta forma:
    "El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de
    una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes
    componente."
    Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia
    del mismo, y únicamente se diferencian en su forma y en su especificación.
    Un autor considera que los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos
    revelan:
    "La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y
    responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o
    asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores,
    entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en
    cada departamento o sección de la misma."
    Según el concepto de organigrama, este muestra:
    Un elemento (figuras)
    La estructura de la organización
    Los aspectos más importantes de la organización
    Las funciones
    Las relaciones entre las unidades estructurales
    Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
    Las comunicaciones y sus vías
    Las vías de supervisión
    Los niveles y los estratos jerárquicos
    Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización
    Las unidades de categoría especial.
    El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones
    publicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización,
    evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros.
    10.2 Objeto del Organigrama
    El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran gráficamente las
    funciones departamentos o posiciones de la organización y cómo están relacionados,
    mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades
    individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a otras
    mediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de
    comunicación.
    10.3 Finalidad del Organigrama
    Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de los
    aspectos fundamentales de una organización, y permite entender un esquema general,
    así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo
    componen.
    En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una
    organización, sus relaciones, las características de la dependencia o entidad y sus
    funciones básicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas:
    -
    Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.
    -
    Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que
    integran una dependencia o entidad.
    -
    Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la
    organización.
    -
    Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples
    relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de
    supervisión y control.
    - Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos
    niveles jerárquicos.
    - Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
    empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
    - Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
    - Los cargos existentes en la compañía.
    - Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
    - Como la autoridad se le asigna a los mismos.
    10.4 Funciones:
    Para la ciencia de la administración:
    Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al
    reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.
    Para el área de organización y sistema:
    Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y
    actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de
    personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de
    los manuales de organización.
    Para el área de administración de personal:
    El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y
    análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general
    como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos
    los sistemas de personal.
    Y en forma general sirve para:
    Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
    Comunicar la estructura organizativa.
    Reflejar los cambios organizativos.
    10.5 Ventajas de los Organigramas
    El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las
    siguientes:
    Obliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener, 1959)
    Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la
    compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción (Leener
    op. Cit)
    Muestra quién depende de quién (Leener op. cit)
    Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus
    puntos fuertes y débiles (Leener op. cit)
    Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información
    al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía (Leener op. cit)
    Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen (Melinkoff,
    1990)
    Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la
    organización (Melinkoff op. cit)
    10.6 Desventajas de los organigramas:
    No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no
    se deben pasar por alto sus principales defectos que son:
    Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera
    muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.
    No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible
    construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados .

    MANUALES ADMINISTRATIVOS

    Concepto:
    Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.
    Objetivos De Los Manuales Administrativos
    Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
    Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
    Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
    Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
    Agilizar el estudio de la organización.
    Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
    Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.
    Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización.
    Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen.
    Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
    Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
    Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.
    Ventajas y Limitaciones de la Utilización de Manuales
    Ventajas:
    Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.
    Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.
    Logran y mantienen un sólido plan de organización.
    Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
    Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización.
    Limitaciones:
    Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.
    Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.
    Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.
    Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.
    Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
    Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
    Necesidad de los Manuales
    Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias:
    • Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.
    • Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.
    • Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).
    • Grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captación, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.
    En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a sus necesidades.
    Estructura de un Manual
    Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:
    Tabla de contenido
    Introducción
    Instrucciones para el uso del manual
    Cuerpo del manual
    Flujogramas
    Glosario de términos
    Conclusiones
    Recomendaciones
    Anexos
    Importancia de los manuales
    La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
    Tipos de Manuales Administrativos
    Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:
    1.- Manuales de Organización
    2.- Manuales de Políticas
    3.- Manuales de Normas y Procedimientos
    4.- Manuales para Especialistas
    5.- Manual del empleado
    6.- Manual de contenido múltiple.
    7.- Manuales de finazas
    8.- Manuales del sistema
    • Manual de Organización
    Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.
    Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización.
    También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular.
    Debe contener:
    1.- Identificación
    Logotipo de la organización.
    Nombre oficial de la organización.
    Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).
    Lugar y fecha de elaboración.
    Número de revisión (en su caso).
    Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
    Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización; en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
    2.- Índice o Contenido
    Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
    3.- Prólogo y/o Introducción
    Sección en donde se explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico.
    4.- Antecedentes Históricos
    Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.
    5.- Legislación o Base Legal
    Este apartado, contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.
    Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial).
    6.- Atribuciones
    Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).
    7.- Estructura Orgánica
    Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización, en función de sus relaciones de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico. Además, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.
    8.- Organigrama
    Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales d comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
    9.- Funciones
    Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para cumplir con las atribuciones de la organización.
    Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:
    Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.
    Que sigan el orden establecido en la estructura.
    Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.
    10.- Descripción de Puestos
    Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente información:
    Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc)
    Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría.
    Funciones Generales y Específicas.
    Responsabilidades o deberes.
    Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización, así como las que debe establecer externamente.
    Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.
    Estructura del Manual de Organización
    Contenido:
    Introducción.
    Instructivo de Uso.
    Tabla de contenido.
    CAPÍTULO I:
    Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).
    Reseña Histórica.
    CAPÍTULO II:
    Objetivos generales y específicos de la empresa.
    Misión.
    Visión.
    Valores.
    CAPÍTULO III:
    Organigrama general.
    Funciones de las unidades organizativas.
    Descripciones de cargos.
    GLOSARIO.
    ANEXOS.
    RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
    BIBLIOGRAFÍA.
    • Manual de Políticas
    Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
    • Manual de Normas y Procedimientos
    Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciación de normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma.
    Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas características:
    • Normas de procedimientos: es la relación por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organización, con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven.
    • Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro de los circuitos administrativos.
    • Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica, que se conocen también como diagramas de procedimientos.
    Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:
    Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.
    Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración.
    Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.
    Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.
    Estructura del Manual de Normas Y Procedimientos
    Contenido:
    Introducción.
    Instructivo de Uso.
    Tabla de contenido.
    CAPÍTULO I:
    SECCIÓN A:
    Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).
    Reseña Histórica.
    SECCIÓN B:
    Objetivos generales y específicos de la empresa.
    Misión.
    Visión.
    Valores.
    SECCIÓN C:
    Organigrama general.
    Funciones de las unidades organizativas.
    Organigrama específico del área del manual.
    Descripciones de cargos.
    SECCIÓN D:
    Objetivos del manual.
    Política de calidad de la empresa.
    CAPÍTULO II:
    Normas generales del manual.
    Normas técnicas del manual.
    CAPÍTULO III:
    Objetivo del procedimiento.
    Norma técnica del procedimiento.
    Procedimiento (Playscript).
    Flujograma.
    GLOSARIO.
    ANEXOS.
    RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
    BIBLIOGRAFÍA.
    • Manual de Políticas, Normas y Procedimientos
    Este manual comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a la organización. Además, incluyen toda la información referente a la organización (antecedentes, estructura orgánica, funciones, organigramas, etc). También, incluyen descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico que incorpora información importante sobre el uso de recursos materiales y tecnológicos para el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas diarias.
    Estructura del Manual de Políticas, Normas Y Procedimientos
    Contenido:
    Introducción.
    Instructivo de Uso.
    Tabla de contenido.
    CAPÍTULO I:
    SECCIÓN A:
    Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).
    Reseña Histórica.
    SECCIÓN B:
    Objetivos generales y específicos de la empresa.
    Misión.
    Visión.
    Valores.
    SECCIÓN C:
    Organigrama general.
    Funciones de las unidades organizativas.
    Organigrama específico del área del manual.
    Descripciones de cargos.
    SECCIÓN D:
    Objetivos del manual.
    Política de calidad de la empresa.
    CAPÍTULO II:
    SECCIÓN A:
    Objetivos del área.
    Política del área.
    SECCIÓN B:
    Normas Generales.
    CAPÍTULO III:
    Normas técnicas.
    Procedimientos.
    Flujogramas.
    Objetivos del procedimiento.
    Normas del procedimiento.
    Playscript.
    GLOSARIO DE TÉRMINOS.
    ANEXOS.
    RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
    BIBLIOGRAFÍA.
    • Manual para Especialistas
    Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria.
    La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.
    El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y capacitación de empleados, como así servir también de elemento de consulta para la realización de las tareas asignadas.
    6) Manual del Empleado
    Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento, este manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos.
    Se enuncian a continuación algunas informaciones que un manual de estas características debe contener:
    • Actividades desarrolladas por la empresa.
    • Breve reseña histórica.
    • Objetivos generales que se persiguen.
    • Derechos y obligaciones de los empleados en general.
    • Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal.
    • Servicios que la empresa presta a sus empleados.
    7) Manual de Contenido Múltiple
    Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. La inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines, por ejemplo, en la preparación de cualquier manual de procedimientos existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito:
    • manifestación clara de las normas generales de la empresa.
    • Comprensión total de la organización básica de la misma.
    Es decir, de poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas básicas no son, claramente firmes y comprensibles.
    Cool Manuales de Finanzas
    Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la administración.
    9) Manuales del Sistema
    El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema, y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura física del sistema, índice de componentes, etc.
    10) Manual de Calidad
    El Manual de Calidad
    Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. Este manual puede estar relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte seleccionada de estas.
    Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad
    ISO 9002
    El ISO 9002
    ISO son las siglas en inglés de la Organización Internacional de Estandarización, la cual se dedica a la creación de estándares internacionales voluntarios, en diversos ámbitos como son: la industria, la ciencia, la tecnología y la economía.
    Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la Calidad, que son aceptadas alrededor del mundo. Su importancia radica en que, cuando se adquiere un producto o servicio de una empresa que está registrada en ISO 9000, se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que se está recibiendo será como se esperaba. Permite contar con la documentación de todas las actividades de la empresa, relativas a la calidad, por escrito.
    El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas, la cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento de la calidad en producción, instalación y servicio.
    El ISO 9002 tiene una estrecha relación con los manuales, ya que en el momento de establecer una norma o política en la organización, debemos tener presente que esta se debe ajustar a los servicios o fines que esta preste, debemos poseer una documentación en base a los criterios de las normas del ISO 9002. Para que al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio a la organización.


    Gaby

    Mensajes : 8
    Fecha de inscripción : 26/06/2010

    Re: ORGANIGRAMAS Y MANUALES ADMINISTRATIVOS

    Mensaje  Gaby el Vie Ago 06, 2010 12:02 am

    Un organigrama es una representación grafica de una organización.

    En gerencia generalmente los diversos niveles administrativos o departamentos conforman los elementos de un organigrama.

    Es importante tener en cuenta en el diseño de los organigramas los niveles de mando o jerarquías en la organización.

    Los organigramas son sistemas de organización que se representa en forma intuitiva y con objetividad. También son llamados cartas o gráficas de organización.

    Los organigramas revelan:
    La división de funciones.
    Los niveles jerárquicos.
    Las líneas de autoridad y responsabilidad.
    Los canales formales de comunicación.
    La naturaleza lineal o staff del departamento.
    Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
    Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.
    Tipos de organigramas:
    Los organigramas pueden ser:
    Verticales,
    Horizontales,
    Circulares,
    Escalares
    Vertical:

    En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.

    Algunos autores acostumbran poner la margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas.

    Horizontal:

    Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.

    Circular:

    Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización.

    Escalar:

    Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.

    Un trabajo completo sobre el tema se encuentra en la siguiente dirección (es también la fuente)


    sandra

    Mensajes : 9
    Fecha de inscripción : 21/06/2010

    organigramas y manuales a dministrativos

    Mensaje  sandra el Sáb Ago 07, 2010 5:26 am

    Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de una organización, es donde se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio.

    Organigramas Generales: Muestran la organización completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y Departamentos o entre los cargos, según su naturaleza. Por ejemplo el organigrama de un Plantel.
    Organigramas Suplementarios: Estos organigramas se emplean para mostrar una parte de la estructura organizativa en forma más detallada. Por ejemplo: el organigrama de una División, de un Departamento o de una unidad en particular.

    TIPOS DE ORGANIGRAMAS:

    Organigramas Analíticos: Son organigramas muy específicos, suministran información detallada, llegando a complementarse con datos anexos y símbolosconvencionales referidos a datos circunstanciales.

    Organigramas Verticales: Son organigramas que representan la estructura jerárquica, desde arriba hacia abajo. Son los organigramas más utilizados.

    Organigramas Horizontales: Son organigramas que representan la estructura organizativa de izquierda a derecha.

    Organigramas Circulares: Son organigramas que representan los niveles jerárquicos mediante círculos concéntricos desde dentro o fuera y orden de importancia.

    Según el concepto de organigrama, este muestra: Un elemento (figuras) La estructura de la organización Los aspectos más importantes de la organización Las funciones Las relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y aun los de menor importancia Las comunicaciones y sus vías Las vías de supervisión Los niveles y los estratos jerárquicos Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización Las unidades de categoría especial.


    MANUALES ADMINISTRATIVOS:

    Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

    La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa.

    De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: a) Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos , normas, etc. b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. g) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. h) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. i) Interviene en la consulta de todo el personal. j) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. k) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. ll) Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores. m) Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. o) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. p) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
    cheers

    RITGI

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    Fecha de inscripción : 29/06/2010

    Manuales Administrativos

    Mensaje  RITGI el Sáb Ago 07, 2010 7:27 am

    Manuales Administrativos

    Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.


    Objetivos De Los Manuales Administrativos

    Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).

    Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

    Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.

    Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

    Agilizar el estudio de la organización.

    Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.

    Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.

    Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización.

    Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen.

    Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

    Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

    Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.


    Ventajas y Limitaciones de la Utilización de Manuales


    Ventajas:

    Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.

    Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.

    Logran y mantienen un sólido plan de organización.

    Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

    Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización.


    Limitaciones:

    Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

    Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

    Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

    Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

    Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

    Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.


    Necesidad de los Manuales

    Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias:

    Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.

    Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.

    Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).

    Grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captación, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.

    En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a sus necesidades.


    Estructura de un Manual

    Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:

    Tabla de contenido

    Introducción

    Instrucciones para el uso del manual

    Cuerpo del manual

    Flujogramas

    Glosario de términos

    Conclusiones

    Recomendaciones

    Anexos

    Importancia de los manuales

    La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.


    Tipos de Manuales Administrativos

    Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:

    1.- Manuales de Organización

    2.- Manuales de Políticas

    3.- Manuales de Normas y Procedimientos

    4.- Manuales para Especialistas

    5.- Manual del empleado

    6.- Manual de contenido múltiple.

    7.- Manuales de finazas

    8.- Manuales del sistema


    Manual de Organización

    Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.

    Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización.

    También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular.

    Debe contener:

    1.- Identificación

    Logotipo de la organización.

    Nombre oficial de la organización.

    Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).

    Lugar y fecha de elaboración.

    Número de revisión (en su caso).

    Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

    Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización; en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

    2.- Índice o Contenido

    Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

    3.- Prólogo y/o Introducción

    Sección en donde se explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico.

    4.- Antecedentes Históricos

    Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.

    5.- Legislación o Base Legal

    Este apartado, contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.

    Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial).


    6.- Atribuciones

    Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).

    7.- Estructura Orgánica

    Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización, en función de sus relaciones de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico. Además, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.

    8.- Organigrama

    Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales d comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

    9.- Funciones

    Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para cumplir con las atribuciones de la organización.

    Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:

    Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.

    Que sigan el orden establecido en la estructura.

    Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.

    10.- Descripción de Puestos

    Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente información:

    Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc)

    Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría.

    Funciones Generales y Específicas.

    Responsabilidades o deberes.

    Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización, así como las que debe establecer externamente.

    Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.





    Estructura del Manual de Organización

    Contenido:

    Introducción.

    Instructivo de Uso.

    Tabla de contenido.

    CAPÍTULO I:

    Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).

    Reseña Histórica.

    CAPÍTULO II:

    Objetivos generales y específicos de la empresa.

    Misión.

    Visión.

    Valores.

    CAPÍTULO III:

    Organigrama general.

    Funciones de las unidades organizativas.

    Descripciones de cargos.

    GLOSARIO.

    ANEXOS.

    RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

    BIBLIOGRAFÍA.

    Manual de Políticas

    Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.


    Manual de Normas y Procedimientos

    Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciación de normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma.

    Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas características:

    Normas de procedimientos: es la relación por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organización, con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven.

    Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro de los circuitos administrativos.

    Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica, que se conocen también como diagramas de procedimientos.

    Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:

    Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.

    Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración.

    Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.

    Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.


    Estructura del Manual de Normas Y Procedimientos

    Contenido:

    Introducción.

    Instructivo de Uso.

    Tabla de contenido.

    CAPÍTULO I:

    SECCIÓN A:

    Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).

    Reseña Histórica.

    SECCIÓN B:

    Objetivos generales y específicos de la empresa.

    Misión.

    Visión.

    Valores.

    SECCIÓN C:

    Organigrama general.

    Funciones de las unidades organizativas.

    Organigrama específico del área del manual.

    Descripciones de cargos.

    SECCIÓN D:

    Objetivos del manual.

    Política de calidad de la empresa.

    CAPÍTULO II:

    Normas generales del manual.

    Normas técnicas del manual.

    CAPÍTULO III:

    Objetivo del procedimiento.

    Norma técnica del procedimiento.

    Procedimiento (Playscript).

    Flujograma.

    GLOSARIO.

    ANEXOS.

    RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

    BIBLIOGRAFÍA.


    Manual de Políticas, Normas y Procedimientos

    Este manual comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a la organización. Además, incluyen toda la información referente a la organización (antecedentes, estructura orgánica, funciones, organigramas, etc). También, incluyen descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico que incorpora información importante sobre el uso de recursos materiales y tecnológicos para el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas diarias.

    Estructura del Manual de Políticas, Normas Y Procedimientos

    Contenido:

    Introducción.

    Instructivo de Uso.

    Tabla de contenido.

    CAPÍTULO I:

    SECCIÓN A:

    Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).

    Reseña Histórica.

    SECCIÓN B:

    Objetivos generales y específicos de la empresa.

    Misión.

    Visión.

    Valores.

    SECCIÓN C:

    Organigrama general.

    Funciones de las unidades organizativas.

    Organigrama específico del área del manual.

    Descripciones de cargos.

    SECCIÓN D:

    Objetivos del manual.

    Política de calidad de la empresa.

    CAPÍTULO II:

    SECCIÓN A:

    Objetivos del área.

    Política del área.

    SECCIÓN B:

    Normas Generales.

    CAPÍTULO III:

    Normas técnicas.

    Procedimientos.

    Flujogramas.

    Objetivos del procedimiento.

    Normas del procedimiento.

    Playscript.

    GLOSARIO DE TÉRMINOS.

    ANEXOS.

    RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

    BIBLIOGRAFÍA.

    Manual para Especialistas

    Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria.

    La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.

    El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y capacitación de empleados, como así servir también de elemento de consulta para la realización de las tareas asignadas.


    6) Manual del Empleado

    Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento, este manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos.

    Se enuncian a continuación algunas informaciones que un manual de estas características debe contener:

    Actividades desarrolladas por la empresa.

    Breve reseña histórica.

    Objetivos generales que se persiguen.

    Derechos y obligaciones de los empleados en general.

    Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal.

    Servicios que la empresa presta a sus empleados.


    7) Manual de Contenido Múltiple

    Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. La inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines, por ejemplo, en la preparación de cualquier manual de procedimientos existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito:

    manifestación clara de las normas generales de la empresa.

    Comprensión total de la organización básica de la misma.

    Es decir, de poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas básicas no son, claramente firmes y comprensibles.


    Cool Manuales de Finanzas

    Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la administración.


    9) Manuales del Sistema

    El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema, y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura física del sistema, índice de componentes, etc.


    10) Manual de Calidad

    El Manual de Calidad

    Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. Este manual puede estar relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte seleccionada de estas.

    Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad

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    Re: ORGANIGRAMAS Y MANUALES ADMINISTRATIVOS

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      Fecha y hora actual: Vie Oct 20, 2017 3:31 pm