MODALIDAD CAPACITACION EN LA PRACTICA LABORAL


    organigramas y manuales administrativos

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    asuncion

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    Fecha de inscripción : 06/07/2010

    organigramas y manuales administrativos

    Mensaje  asuncion el Mar Ago 03, 2010 12:45 am

    Es la representación gráfica de la estructura organizativa. El Organigrama es un modelo obstracto y sintématico, que permite obtener una idea uniforme acerca de un organización. Si no lo hace con toda fidelidad, distorsionaría la visión general y el análisis particular, pudiendo provocar decisiones erróneas a que lo utiliza como instrumento de precisión. El Organigrama tiene doble finalidad: *Desempeña un papel informativo, al permite que los integrante de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales. * de instrumentos parc análisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada.

    CLASIFICACIÓN DE LOS ORGRANIGRAMA

    La clasificación que se hará tiene , más que todo, una finalidad pedagógica. La-clasificación del organigrama se hace tomctnd en cuenta una se" de-críterios y factores En consecuencia, procedemos a estableces ‘as bases pára posteriormente caracterizar cada tipo en partÍcufar. SegUn la forma como muestran la estructura son;

    * Analítico
    * . Generales
    * Suplementarios

    ANALÍTICOS Son los organigramas específicos, los cuales suministran una información detallada; incluso se complementan con informaciones anexas y por escrito, símbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados.Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.

    GENE Este tipo de organigrama facilita una visión muy sucinto de la organización: se limita a las unidades de mayor importancia. Se le denomino generales por ser las más comunes.

    SUPLEMENTARIOS Estos organigrama se utilizan para mostrar une unidad de la estructura en forma analítica o más detallada, tales unidades pueden ser una dirección, una división, un departamento, una gerencia, etc.. son complemento de los analíticos

    Según la forma y disposición geométrica de los Organigramas, éstos pueden ser:

    , Verticales. Tipo clásico

    , Horizontales.be izquierda a derecha

    .Escalares.

    , Circulares o concéntricos

    juancarlos

    Mensajes : 4
    Fecha de inscripción : 24/07/2010

    Re: organigramas y manuales administrativos

    Mensaje  juancarlos el Mar Ago 03, 2010 1:08 am

    Manuales Administrativos
    Concepto de Manuales:
    Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
    Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
    Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.
    En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través de comunicados aislados.

    YanineRoman

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    Fecha de inscripción : 25/07/2010

    organigramas y manuales administrativos

    Mensaje  YanineRoman el Mar Ago 03, 2010 2:34 am

    Organigramas y manuales administrativos



    Concepto de Oraganigramas y Manuales Administrativos:

    Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.


    Objetivos De Los Oraganigramas y Manuales Administrativos

    Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).

    Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

    Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.

    Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

    Agilizar el estudio de la organización.

    Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.

    Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.

    Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización.

    Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen.

    Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

    Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

    Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.


    Ventajas y Limitaciones de la Utilización de Manuales


    Ventajas:

    Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.

    Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.

    Logran y mantienen un sólido plan de organización.

    Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

    Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización.


    Limitaciones:

    Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

    Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

    Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

    Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

    Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

    Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.


    Necesidad de los Manuales

    Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias:

    Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.

    Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.

    Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).

    Grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captación, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.

    En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a sus necesidades.


    Estructura de un Manual

    Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:

    Tabla de contenido

    Introducción

    Instrucciones para el uso del manual

    Cuerpo del manual

    Flujogramas

    Glosario de términos

    Conclusiones

    Recomendaciones

    Anexos

    Importancia de los manuales

    La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.


    Tipos de Manuales Administrativos

    Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:

    1.- Manuales de Organización

    2.- Manuales de Políticas

    3.- Manuales de Normas y Procedimientos

    4.- Manuales para Especialistas

    5.- Manual del empleado

    6.- Manual de contenido múltiple.

    7.- Manuales de finazas

    8.- Manuales del sistema


    Manual de Organización

    Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.

    Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización.

    También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular.

    Debe contener:

    1.- Identificación

    Logotipo de la organización.

    Nombre oficial de la organización.

    Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).

    Lugar y fecha de elaboración.

    Número de revisión (en su caso).

    Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

    Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización; en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

    2.- Índice o Contenido

    Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

    3.- Prólogo y/o Introducción

    Sección en donde se explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico.

    4.- Antecedentes Históricos

    Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.

    5.- Legislación o Base Legal

    Este apartado, contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.

    Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial).


    6.- Atribuciones

    Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).

    7.- Estructura Orgánica

    Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización, en función de sus relaciones de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico. Además, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.

    8.- Organigrama

    Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales d comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

    9.- Funciones

    Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para cumplir con las atribuciones de la organización.

    Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:

    Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.

    Que sigan el orden establecido en la estructura.

    Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.

    10.- Descripción de Puestos

    Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente información:

    Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc)

    Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría.

    Funciones Generales y Específicas.

    Responsabilidades o deberes.

    Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización, así como las que debe establecer externamente.

    Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.





    Estructura del Manual de Organización

    Contenido:

    Introducción.

    Instructivo de Uso.

    Tabla de contenido.

    sandra

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    Fecha de inscripción : 21/06/2010

    organigramas y manuales administrativos

    Mensaje  sandra el Jue Ago 05, 2010 7:17 am

    Un organigrama es una representación gráfica que expresa en términos concretos y accesibles la estructura, jerarquía e interrelación de las distintas áreas que componen una empresa u organización, resulta muy conveniente que todos los que la componen conozcan cuál es su definición, para que de esa manera, tengan un conocimiento básico pero fundamental, acerca de lo que es este sencillo pero valioso recurso.


    La finalidad de los organigramas es facilitar la comprensión de aquellos problemas que son complejos y muy extensos y, de esta manera, son más simples de explicar a otras personas. Un paso posterior (que se realizará una vez que se haya chequeado que es la solución al problema), será la transformación en un programa.


    Entre algunas de las características que hay que tener en cuenta para su creación es que siempre se diagraman de arriba hacia abajo, que sus símbolos se unen con flechas horizontales o verticales y que ninguna puede quedar sin una conexión y que todos los símbolos pueden tener mas de una línea de entrada, menos el símbolo final.

    los manuales administrativos:

    son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización."Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa".

    "El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo".

    "Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

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    Re: organigramas y manuales administrativos

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